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艾森豪威尔法则:高效能“十二时辰”

认识你的时间,只要你肯,就是一条卓有成效之路。
世界经理人专栏

郁伟

世界经理人媒体原创工作室成员
关注领导力、企业动态和商?#30331;把亍?#20010;人公众号:赋能智慧。
联?#30331;?#21152;微信或邮箱:[email protected] 欢迎交流。

最近火了一把的热剧《长安十二时辰》,让“时辰”这一中国智慧传承的计时方式再次为世人所关注。

“时辰”蕴含了古人对时间的理解以及认知、管理,东汉时期著名的“三余读书法”就充分体现了古人的时间观念。回到当下,我们在探讨高效能人士时,也都离不开时间的把控,把时间紧紧攥在手心,大概是时间管理的第一个目标。

鲁迅先生说:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”是的,碎片时间的运用讲求积少成多、因时而宜,如此所能达成的效果亦非常惊人,但如若每日“十二时辰”的事务都安排妥当,也许就用不着费心去“挤”海绵了。

认识你的时间,只要你肯,就是一条卓有成效之路。

乔布斯在斯坦福毕业演讲上说:“你们的时间很有限,所以不要将它们浪?#35328;?#37325;复其他人的生活上。‘记住你即将死去’是我一生中遇到的最重要箴言,它帮我指明了生命中重要的选择。”

时间是一种特殊又宝贵的资源,高效能管理者从来不会为时间的安排而纠结。

德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提到,要成为一个优秀的管理者,首先要管理好自己,而要管理好自己,最重要的是管理时间。

知识经济时代,效?#26102;?#20197;往显得更加重要了,相应地,时间管理能力或许就是这个时代最重要的一项技能,因为它让你更具竞争力。然而我们都知道,时间本身是无法管理的,时间管理的本质还是做选择题,也就是怎样实现效能提升?艾森豪威尔法则是个不错的选择。

艾森豪威尔法则又叫十字法则或四象限法则或要事第一法则,这是时间管理领域最重要的法则。顾名思义,法则源自艾森豪威尔的十字时间计划:画一个十字,分成四个象限,分别是:重要紧急的;重要不紧急的;不重要紧急的;不重要不紧急的。根据需求把自己要做的事全部分类进去,然后集中精力优先处理最重要而紧急象限中的事情。

十字时间计划

从上校?#25991;?#21040;五星上将只用了四年

德怀特·戴维·艾森豪威尔,美国第34任总?#24120;?#38470;军五星上将。他是格兰特总统之后第二位职业军人出身的总?#22330;?#36825;让他的身上带着军人的显著特点,强而有力的执行力以及对时间的高度感知和理解。艾森豪威尔的一生充满传奇色彩,他曾获得很多个第一的荣誉。

1940年,艾森豪威尔还仅仅是个上校,1944年他晋升为五星上将,在全部10位美国五星上将中,艾森豪威尔的晋升如同坐火箭,要知道这条路,马歇尔用了近20年。

而同时艾森豪威尔几乎所有的上级?#32423;运?#26497;为看重,十分赏识。?#30340;?#23558;军点评艾森豪威尔:“最有能力,最有效率,最?#39029;?#30340;军官之一。”

那么,艾森豪威尔的工作秘诀是什么?他用什么妙法保证那些重要任务不被干扰并得以完美执行?

为了应付纷繁的事务,并?#33402;?#21462;迅速处理而不贻误,每当艾森豪威尔即将执行一个计划时,他总会把那个计划拿给他的最善于?#24471;?#27714;疵的批评家去审查。他的批评家们常常会将他的计划指责得一无是处,并且告诉他该计划为什么不可行。有人问他为什么要浪费时间将计划给一群批评家们看,而不把计划拿给那些赞同他的观点的?#25991;?#30475;。艾森豪威尔则回答说:因为我的批评家们会帮助我找到计划中的致命弱点,这样,我就可以把他们纠正过来。

高效能:要事第一,先抓牛鼻子

艾森豪威尔法则告诉我们:做事前需要科学地安排。要事第一,先抓牛鼻子,然后再按照轻重缓急逐步执行,一串串,一层层地把所有事情拎起来。条理清晰,成效才能显著,切忌?#27982;?#32993;子一把抓。

就在上个月,?#25910;?#36935;上一个难题,从月初的无序到月末的焦虑,整个月都在调整工作状态中度过,总是发现时间不够用,然百思不得其解,到底是哪儿出了问题?

于是我跑去和老板喝茶,意外的是老板没有直接解答我的疑惑,反而甩给我一堆问题:你有没有要写一篇工作报告,却一直在刷朋友圈?有没有要?#24613;?#19968;份会议PPT,偏偏等到截止?#25484;?#25165;通宵去做?有没有一?#26412;?#24471;哪里出了问题又一直找不到问题的所在?

……全中招……

举个例子,有时我在检索一个关键词的时候,看到一个新?#29275;?#28982;后就点了进去,看完新闻后,似乎微博也要瞅瞅,转而去看微博,看完微博,再打开朋友圈,然后一上午就过去了,而我的关键词检索进度条却卡住了,早先拟好的工作只能往后推。

“那得提升效能了,所以为什么你还是跟一年前的自己一样呢?#20426;?#32769;板意味深长地对我说。“作为管理者通常我是这么做的,想要高效能,先得把基础打好。”老板期待我接下来能够有效管理注意力:

1、选择一件值得聚焦的事情;

2、排除内外部的干扰;

3、找到注意力集中的最佳时长;

4、走神时,迅速把注意力拉回选定的事情上。

回到办公桌前,我再次打开德鲁克《卓有成效的管理者》,“有效的管理者知道,时间是一项限制因素。任何生产程序的产出量,都会受到最稀有资源的制约。在我们称之为工作成就的生产程序里,最稀有的资源,就是时间。但人们却往往最不善于管理自己的时间。”

要提高管理者的能效性,第一步就是记?#35745;?#26102;间耗用的?#23548;是?#24418;,第二个步骤就是要做有系统的时间管理。

利用艾森豪威尔法则?#24524;招?#23431;宙

老话说的好:“自知是自善的第一步。”此刻,请你仔细地考虑一下,是什么?#24213;吡四?#30340;时间?是什么让你陷入日复一日地压力和焦虑中?#32943;?#26126;白这些问题,拿起纸和笔,按照艾森豪威尔法则,开始规划你的一天十二时辰。

按照艾森豪威尔法则,开始规划你的一天十二时辰。

首先,按照“要事第一”的法则,将所有事务分为四类:

重要且紧急:需要尽快处理,最优先。

重要不紧急:可暂?#28023;?#20294;要加以足够的重视,最应该偏重做的事。

紧急不重要:不太重要,但需要尽快处理,可考虑是否安排他人。

不重要且不紧急:不重要,且也不需要尽快处理,可考虑是否不做、委派他人、或推迟。

急迫之事通常显而?#20934;?#25512;托不得;也可能较讨好,有趣,却不一定重要。

?#25910;?#26366;采访过某家具企业的老板,公司是国内几大家具OEM供应商之一。近两年来,出口价格被?#27807;?#24456;厉害,受贸易摩擦的影响较大,同时国内的OEM订单也越来越少,工厂情况不容乐观。为了?#35851;?#36825;种状态,老板决定走自主品牌之路。开始的时候,一切都还是好好的。但后?#27492;?#30528;公司为适应品牌运作需求而做了一系列管理调整,可是还没享受到调整的成果,企业的品牌效应还没打响,整个公司的经营已经变得一团糟。

在同老板的交谈中,?#25910;?#24471;知在转型的大潮中,他们也并不是盲目的去?#23548;?#36319;风,那?#27425;?#39064;出在哪里?老板表示在整个决策过?#35752;?#24635;结出来有三个问题等待解决:

第一,需要能够满足或者响应个别顾客的个性要求(服务);

第二,需要开发新的产品和提供创新的服务(研发);

第三,需要解决?#35753;?#26377;办法也没有人力来实现创意的问题(人?#29275;?/p>

我们尝试应用四象限思维法去归类,显然,提升服务应该放在重要且紧急(如果没有销量,一些都是空?#31119;?#32780;开发产品则应归属重要不紧急(研发创新应该作为潜在最重要的事情),人才储备放到不重要且不紧急(既然现阶段无法实现,不如用好现有人?#29275;?/p>

像这位朋友一样,许多OEM企业的老板还是习惯靠?#26412;?#20570;决策。看似平稳有序,实则风险极大。未来老板们拼的是视野、?#26102;尽?#25972;合能力,但管理能力是关键。以前野蛮生长的民营企?#23548;遙?#22914;果还企图用旧思维经营,结局可以想象。

四象限思维法应用

四象限思维法应用

管理者,需要具备宽视野与深思考。所以,分类并不简单。

集中精力,全神贯注于一项工作,首先要有足够的勇气,要敢于决定该做和先做的工作。只有这样,你才能成为时间和任务的“主?#20303;保?#32780;不会成为它们的奴隶。

那么,四象限思维法除了作用于日常性工作中,对于企业决策和战略有没有帮助?

“我们每天面对的选择越来越多,只要你是决策者,就必须做选择题,怎么做选择,做对选择?#20426;?#27719;川技术朱兴明认为:支持者只考虑做一件事情带来的好处,而反对者却强调做一件事情的坏处,然而,很少有人会去考虑不做一件事有什么好处?#31354;?#23601;需要思维经常处在第一象限的人去审视第四象限的因素,思维经常处在第二象限的人则需要理解第三象限的内容。

第一象限:做这个有什么好处;

第二象限:做这个有什么坏处;

第三象限:不做这个有什么好处;

第四象限:不做这个有什么坏处。

无论怎么变化,四象限思维法仍然是3大步骤:记录时间认识自我、编制时间计划表、管理检查与总结。同样,这也是艾森豪威尔法则的精髓所在。

使用场景:艾森豪威尔原则分类法帮助我?#21069;?#29031;一定的原则将每天所面对的事情进行理性分类,以实现效率最大化。同时该原则同样能够运用于目标管理。这个法则不仅适合于工作中,同样适合于生活中,还适合于对人生的规划。执行是最好的学习方式,方法再好不去使用也是无效的。?#26234;?#20027;次,高效成事,依然是21世纪最大难题,诸君仍需努力。

艾森豪威尔法则

图 / 图虫

点击此处/扫描?#36335;?#20108;维码,查看更多“重读管理经典系?#23567;?#25991;章

重读管理经典

本文作者郁伟,世界经理人原创,如需转载请联系微信公众号(ID:CEC_GLOBALSOURCES)授权,未经授权,转载必究。本文版权属于世界经理人网站(www.nwnluh.tw)所有,未经授权,任何企业、网站、个人不得转载、摘编、镜像或利用其它方式使用本文。经授权使用文章的,应在授权范围内使用,并注明“来源:世界经理人(www.nwnluh.tw)”、图文作者信息及本文链接http://www.nwnluh.tw/leadership/ma/8800101142/01/,同时不得将授权文章提供给任何第三方,违者本网将保留依法追究的权利。

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